La presentación del W-2 (información salarial y fiscal) y del A-3 (Conciliación anual del impuesto sobre la renta retenido) requiere la carga de dos archivos.

Debe presentar un fichero con la información del W-2 y otro con la información correspondiente del A-3 para las empresas presentadas en el fichero W-2. Cada fichero debe contener todas las declaraciones de las cuentas que se presenten durante la sesión de presentación. No se permite la presentación de varios ficheros (A3 o W2) para una misma empresa. Si usted retiene de las distribuciones 1099, entonces esa información debe ser incluida en su archivo. Por ejemplo, no puede presentar 10 declaraciones, y luego devolver y presentar 10 declaraciones más en otro archivo. Los archivos deben estar completos y presentarse como un solo envío.

Proceso de presentación en masa en dos etapas

• Paso 1: Seleccione "Sí" si tiene W2s para cargar. Cargue un archivo que contenga la información de todos los W2 del empleador utilizando un solo archivo. Si sólo informa de cero W2s, seleccione "No".
• Paso 2: Cargar un archivo que contenga toda la información de conciliación de la declaración anual del empleador utilizando un archivo.
  • Haga clic en "Enviar" para procesar su(s) archivo(s).

Campos del formulario

• Archivo de declaración de salarios (W-2): El diseño del archivo W-2 está estrictamente definido por las especificaciones del formulario 10 de Alabama para la presentación de los formularios W2 por vía electrónica.
• A-3 Fichero de conciliación anual: El diseño del archivo A-3 está estrictamente definido por Alabama. El archivo A-3 debe estar delimitado por comas. Los siguientes campos deben incluirse en el archivo A-3. NOTA - aunque se requiere que todos los campos estén en el archivo, sólo ciertos campos requieren datos.
  • Número de cuenta: El tamaño máximo de este campo es de 10 caracteres. Tenga en cuenta que debe incluir los ceros a la izquierda en su número de cuenta (por ejemplo, 0000123456 o R007999999). NOTA: Su archivo debe contener números de cuenta de retención válidos. Este campo es obligatorio.
  • Fin de período (CCYYMMDD): El tamaño máximo de este campo es de ocho caracteres. El campo de fin de período en su registro debe tener el formato CCYYMMDD. Este campo es obligatorio.
  • FEIN: El tamaño máximo de este campo es de nueve caracteres. No incluya el guión. Este campo es obligatorio.
  • Número de empleados/estados: El tamaño máximo de este campo es de cinco caracteres. Representa el número de recibos de salarios. Esta cantidad debe coincidir con el número de declaraciones salariales cargadas en el Paso 1. Este campo es obligatorio.
  • Impuesto total remitido*: El tamaño máximo de este campo es de 13 caracteres. Este campo es obligatorio.
  • Total del impuesto sobre la renta AL retenido*: El tamaño máximo de este campo es de 13 caracteres. Este importe debe coincidir con el total del impuesto sobre la renta de Alabama retenido en el paso 1. Este campo es obligatorio.
  • Tipo de sobrepago: El tamaño máximo de este campo es de un carácter: R = Reembolso o C = Crédito. Si el sobrepago es inferior a 100 dólares, el tipo de sobrepago debe ser C.
  • Importe del impuesto adeudado*: El tamaño máximo de este campo es de 14 caracteres. El importe del impuesto adeudado es la diferencia entre el Impuesto Total Retenido y el Impuesto Total Remitido. Los importes positivos representan un saldo a pagar por el contribuyente y un importe negativo representa un pago en exceso por parte del contribuyente. Este campo es obligatorio.
  • Forma de pago: El tamaño máximo de este campo es de un carácter. El campo de forma de pago en su registro puede ser cualquiera de los siguientes códigos de forma de pago: E = TEF de débito, V = TEF de crédito, Z = Cero impuestos a pagar, N = Importe negativo a pagar. Este campo es obligatorio.
  • Fuente de financiación: El tamaño máximo es de un carácter. Este campo se refiere a si un pago EFT es o no una Transacción ACH Internacional (IAT). Introduzca "N" (no es una IAT) o "Y" (es una IAT). Este campo es obligatorio si el método de pago es "E" (débito de EFT). La siguiente información también es necesaria si ha respondido "Y" a Fuente de financiación:
    • Dirección: El tamaño máximo de este campo es de 35 caracteres.
    • Ciudad: El tamaño máximo de este campo es de 33 caracteres.
    • Estado: El tamaño máximo de este campo es de dos caracteres.
    • Código postal: El tamaño máximo de este campo es de cinco caracteres.
    • Zip + 4: El tamaño máximo de este campo es de cuatro caracteres.
  • Fecha de pago (CCYYMMDD): El tamaño máximo de este campo es de ocho caracteres. El campo de la fecha de pago en su registro debe tener el formato CCYYMMDD. La fecha de pago sólo se aplica a las declaraciones actuales presentadas antes de la fecha de vencimiento del envío y no puede ser una fecha posterior a la fecha de vencimiento del envío. Este campo es obligatorio si el importe del impuesto adeudado es superior a cero y el método de pago es "E" (débito ACH).
  • Tipo de cuenta bancaria: El tamaño máximo de este campo es de un carácter. El campo de tipo de cuenta bancaria en su registro puede ser cualquiera de los siguientes códigos de tipo de cuenta bancaria: C = Cuenta corriente, S = Cuenta de ahorro. Este campo es obligatorio si el importe del impuesto a pagar es superior a cero y la forma de pago es "E" (débito ACH).
  • Número de ruta del banco: El tamaño máximo de este campo es de nueve caracteres. Este campo es obligatorio si el importe del impuesto adeudado es superior a cero y el método de pago es "E" (débito ACH).
  • Número de cuenta bancaria: El tamaño máximo de este campo es de 18 caracteres. Este campo es obligatorio si el importe del impuesto adeudado es superior a cero y el método de pago es "E" (débito ACH).
  • Campos repetidos: Los siguientes campos pueden repetirse al final de cada registro:
    • Mes fiscal: El tamaño máximo de este campo es de dos caracteres - código de mes de dos dígitos (01 - enero, 02 - febrero, 03 - marzo, 04 - abril, 05 - mayo, 06 - junio, 07 - julio, 08 - agosto, 09 - septiembre, 10 - octubre, 11 - noviembre, 12 - diciembre).
    • Importe de la retención de impuestos*: El tamaño máximo de este campo es de 13 caracteres. Este campo es el importe retenido durante el mes indicado por el mes fiscal.
    • Importe del impuesto remitido*: El tamaño máximo de este campo es de 13 caracteres. Este campo es el importe remitido para el mes indicado por el mes fiscal.

*Para todos los campos de dólares: Debe incluir dólares y centavos (incluyendo el decimal). No introduzca caracteres alfabéticos ni símbolos de ningún tipo.

Para obtener más información, envíe un correo electrónico a la Sección de Retenciones Fiscales en Contacto o llame al 334-242-1300.