Instrucciones: Presentación electrónica del formulario A-3, de los formularios W-2 y/o 1099

La presentación electrónica de las declaraciones de salarios e impuestos es obligatoria si presenta 25 o más formularios W-2 (y/o formularios 1099 si se retuvo el impuesto sobre la renta de Alabama) o si presentó y pagó electrónicamente durante el año. La fecha límite para presentar la información sobre salarios e impuestos es el 31 de enero.

Para cargar la información del W-2 al presentar electrónicamente el formulario A-3 (Conciliación anual del impuesto sobre la renta de Alabama retenido), el archivo debe estar en el formato especificado por la Administración de la Seguridad Social EFW2, anteriormente MMREF, y el formulario 10 de Alabama (Especificaciones para presentar los formularios W2 electrónicamente).

Muchos paquetes de software de nóminas incluyen una función para exportar la información del W-2. Si su software de nóminas crea un archivo en el formato EFW2 modificado por el formulario 10 de Alabama, se puede utilizar para cargar su información W-2. My Alabama Taxes aceptará el archivo EFW2 completo, siempre que contenga sólo información de Alabama. ALDOR sólo requiere el registro RS ya que el registro RS contiene la información W-2 del estado para cada empleado. El sistema leerá cada registro pero sólo procesa los registros RS al cargar el archivo.

Comprobar los errores de formato

Compruebe los errores de formato con este programa de hoja de cálculo de Excel que leerá y comprobará cada registro de RS en busca de errores. Más información

Crear un archivo W-2

Si no tiene un software que cree un archivo W-2 aceptable de Alabama, entonces hay un programa disponible para crear un archivo W2REPORT.txt que puede ser cargado. Más información

Utilidad de exportación AL

Utilice la Utilidad de Exportación AL para eliminar los retornos de carro y los saltos de línea, para extraer los registros RS de un archivo EFW2 o para eliminar los registros de otros estados de su archivo.

• Retornos decarro: El formulario 10 especifica que el archivo no debe contener delimitadores de registro, incluyendo retornos de carro o saltos de línea. Si su archivo contiene retornos de carro o saltos de línea, deben eliminarse del archivo. Esta utilidad puede utilizarse para eliminar los retornos de carro o los saltos de línea.
• Registros EFW2: Los archivos EFW2 completos pueden ser largos y pueden tardar más en procesarse porque el sistema tiene que leer cada registro para determinar si el registro se cargará. La utilidad de exportación AL exportará los registros RS de Alabama (código de estado 01 o AL) de su archivo para crear un archivo ALW2REPORT.txt. El uso de esta utilidad en un archivo que contiene RE, RA, RW y RT reducirá considerablemente el tamaño del archivo y el tiempo de procesamiento.
• Registrosde otros estados: El archivo debe contener sólo registros RS de Alabama (código de estado 01 o AL). Si su archivo contiene registros RS de otros estados, entonces recibirá un error cuando el sistema compare el total de registros RS del archivo cargado con el número total de empleados reportados en el Formulario A-3. Utilice la Utilidad de Exportación AL para crear un archivo que sólo contenga registros RS de Alabama.

Instrucciones

La utilidad de exportación de AL está disponible en Word y Excel. Estos archivos utilizan macros VBA para leer cada registro y exportar todos los registros de Alabama RS a un nuevo archivo ALW2REPORT.txt.

1. Descargue la utilidad de exportación de AL (actualizada el 30 de enero de 2018).
2. Seleccione Abrir
3. Habilitar las macros:
   • Para habilitar las macros, busque el cartel amarillo "Security Warning: Las macros han sido desactivadas". Seleccione el botón Habilitar contenido.
   • Para habilitar las macros en Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office , y luego en Opciones de Excel. Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a continuación, en Configuración de macros. Seleccione Habilitar todas las macros.
   • Si está utilizando una versión anterior de Excel, aparecerá una advertencia de seguridad. Seleccione Activar Macros. Si no aparece la pantalla de advertencia de seguridad, deberá seguir estas instrucciones para cambiar la configuración de seguridad en Excel o Word:
     • En el Menú seleccione Herramientas>Macro>Seguridad;
     • Seleccione la pestaña Nivel de seguridad, luego seleccione la opción Medio y haga clic en Aceptar;
     • Después de cambiar esta configuración, vuelva a abrir el archivo y seleccione Activar Macros.
4. Haga clic en el botón Exportar registros de Alabama RS a ALW2Report.txt. Seleccione o escriba la ubicación para guardar su archivo ALW2REPORT.txt EXPORTADO. Puede utilizar el cuadro desplegable para seleccionar el directorio de su archivo:
   • A:\
   • C:\
   • C:\NDocumentos y Ajustes\N......\NDocumentos
   • C:W2informe
5. Aparecerá un cuadro de menú. Seleccione el archivo W2 a exportar y haga clic en el botón Abrir. Nota: Sólo puede seleccionar un archivo. La Utilidad de Exportación AL leerá cada registro y escribirá sólo los registros RS de Alabama (registros RS que tengan códigos de estado AL o 01) en un nuevo archivo llamado ALW2REPORT.txt. Cuando se cree el archivo, recibirá un mensaje que le indicará la ubicación de su archivo. El archivo original no se modificará.
6. Utilice el nuevo archivo ALW2REPORT.txt para cargarlo en My Alabama Taxes

Proceso de presentación: Presentación del formulario A-3 y de los formularios W-2 y/o 1099

La presentación del formulario A-3, Conciliación anual del impuesto sobre la renta de Alabama retenido, es un proceso de dos pasos: presentación de la información del W-2 del empleado y/o del 1099 (con el impuesto sobre la renta de Alabama retenido), y presentación del formulario A-3, la conciliación anual de los impuestos mensuales/trimestrales retenidos y remitidos a ALDOR.

• Paso 1 - Presentación de las declaraciones W-2 y/o 1099: Los contribuyentes pueden introducir manualmente su información salarial y fiscal, o pueden cargar un archivo con su información. Sólo se aceptan archivos de texto, y el nombre del archivo debe tener una extensión .txt. El formato de este archivo se especifica en el formulario 10 de Alabama. Sólo deben incluirse en el archivo los 1099 con el impuesto sobre la renta de Alabama retenido.
  1. My Alabama Taxes permite a los declarantes introducir manualmente la información sobre salarios e impuestos o importar un archivo. My Alabama Taxes no está limitado al número de declaraciones que se pueden introducir manualmente.
  2. Para presentar a través de My Alabama Taxes, seleccione la lista de declaraciones de diciembre y luego haga clic en File Now (Presentar ahora) para el formulario A3 y los formularios W2. En la página siguiente, haga clic en el enlace Importar salario e impuesto y seleccione el archivo que desea cargar, o haga clic en Introducir/Editar información de salario e impuesto para introducir manualmente la información de salario e impuesto. Todos los errores deben ser corregidos antes de continuar con el Paso 2.

  Nota: Si no puede terminar de introducir su información y quiere guardarla para más tarde, puede hacer clic en el botón Guardar y terminar más tarde. Cuando vuelva, haga clic en Finalizar ahora en el panel izquierdo.

• Paso 2 - Completar la Conciliación Anual A-3: Una vez introducida o cargada correctamente la información del W-2 y/o del 1099, debe completar el formulario A-3 en línea. Todos los campos del Formulario A-3 son obligatorios y deben introducirse en el formulario. Después de ingresar la información, haga clic en Calcular en el sistema Paperless Filing o en Aceptar en My Alabama Taxes. El sistema comparará el número de declaraciones salariales de los empleados introducidas en el Formulario A-3 con el número de declaraciones W-2 y/o 1099 presentadas y la cantidad informada en el Bloque 2 se comparará con la suma del Impuesto sobre la Renta del Estado retenido en las declaraciones W-2 y/o 1099 presentadas. El formulario A-3 no se aceptará si estas cantidades no coinciden. Haga clic en Enviar para recibir un número de confirmación, e imprima la página de confirmación para su registro. Su información no se recibirá procesada hasta que haya recibido un número de confirmación.