Инструкции: Электронная подача формы A-3, формы W-2 и/или 1099

Электронная подача сведений о заработной плате и налогах требуется, если вы подаете 25 или более форм W-2 (и/или форм 1099, если был удержан подоходный налог в Алабаме) или если в течение года вы подавали и платили в электронном виде. Срок подачи сведений о заработной плате и налогах - 31 января.

Чтобы загрузить информацию W-2 при электронной подаче формы A-3 (Annual Reconciliation of Alabama Income Tax Withred), файл должен быть в формате, указанном Администрацией социального обеспечения EFW2, ранее MMREF, и в формате Alabama Form 10 (Specifications for Filing W2 Forms Electronically).

Многие пакеты программного обеспечения для расчета заработной платы включают функцию экспорта информации W-2. Если ваше программное обеспечение для расчета заработной платы создает файл в формате EFW2, измененном в Alabama Form 10, его можно использовать для загрузки информации W-2. My Alabama Taxes примет полный файл EFW2 при условии, что он содержит только информацию по Алабаме. ALDOR требует только запись RS, поскольку запись RS содержит информацию W-2 штата для каждого сотрудника. Система прочитает каждую запись, но при загрузке файла обработает только записи RS.

Проверьте ошибки форматирования

Проверьте ошибки форматирования с помощью этой программы для электронных таблиц excel, которая прочитает и проверит каждую запись РС на наличие ошибок. Подробнее

Создайте файл W-2

Если у вас нет программного обеспечения для создания приемлемого файла W-2 штата Алабама, то для вас доступна программа для создания файла W2REPORT.txt, который можно загрузить. Подробнее

Утилита экспорта AL

Используйте AL Export Utility для удаления возвратов каретки и перевода строки, для извлечения записей РС из файла EFW2 или для удаления записей других штатов из вашего файла.

• Возврат каретки: В форме 10 указано, что файл не должен содержать разделителей записей, включая возвраты каретки или перевод строки. Если ваш файл содержит возврат каретки или перевод строки, то они должны быть удалены из файла. Эта утилита может быть использована для удаления возвратов каретки или перевода строки.
• Записи EFW2: Полные файлы EFW2 могут быть длинными, и их обработка может занять больше времени, поскольку система должна прочитать каждую запись, чтобы определить, будет ли она загружена. Утилита AL Export Utility экспортирует записи Alabama RS (код штата 01 или AL) из вашего файла для создания файла ALW2REPORT.txt. Использование этой утилиты для файла, содержащего RE, RA, RW и RT, значительно уменьшит размер файла и сократит время обработки.
• Записи других штатов: Файл должен содержать только записи УС Алабамы (код штата 01 или AL). Если ваш файл содержит записи RS из других штатов, то вы получите ошибку, когда система сравнит общее количество записей RS загруженного файла с общим количеством сотрудников, указанных в форме A-3. Используйте утилиту AL Export Utility для создания файла, содержащего только записи УСН из Алабамы.

Инструкции

Утилита AL Export Utility доступна в Word и Excel. Эти файлы используют макросы VBA для чтения каждой записи и экспорта всех записей Alabama RS в новый файл ALW2REPORT.txt.

1. Загрузите программу AL Export Utility (Обновлено 30 января 2018 года).
2. Выберите Открыть
3. Включить макросы:
   • Чтобы включить макросы, найдите желтый баннер "Предупреждение о безопасности: Макросы были отключены". Выберите кнопку Включить содержимое.
   • Чтобы включить макросы в Excel 2007, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите Параметры Excel. Щелкните Центр доверия, выберите Параметры центра доверия, а затем щелкните Параметры макросов. Выберите Включить все макросы.
   • Если вы используете более старую версию Excel, появится предупреждение о безопасности. Выберите Включить макросы. Если экран предупреждения безопасности не появляется, необходимо выполнить следующие инструкции, чтобы изменить настройки безопасности в Excel или Word:
     • В меню выберите Инструменты>Макро>Безопасность;
     • Выберите вкладку Уровень безопасности, затем выберите параметр Средний и нажмите OK;
     • После изменения этого параметра снова откройте файл и выберите Включить макросы.
4. Нажмите на кнопку Экспорт записей Alabama RS в файл ALW2Report.txt. Выберите или введите место для сохранения файла EXPORTED ALW2REPORT.txt. Вы можете использовать выпадающее окно для выбора каталога файла:
   • A:\
   • C:\
   • C:\Документы и настройки\......\Мои документы\
   • C:\W2report\
5. Появится окно меню. Выберите файл W2 для экспорта и нажмите на кнопку Открыть. Примечание: Вы можете выбрать только один файл. Утилита AL Export Utility прочитает каждую запись и запишет только записи Alabama RS (записи RS, которые имеют коды штатов AL или 01) в новый файл с именем ALW2REPORT.txt. Когда файл будет создан, вы получите сообщение с указанием местоположения вашего файла. Исходный файл не будет изменен.
6. Используйте новый файл ALW2REPORT.txt для загрузки в My Alabama Taxes

Процесс подачи: Подача формы A-3 и форм W-2 и/или 1099

Подача формы A-3, ежегодная сверка удержанного подоходного налога штата Алабама, состоит из двух этапов: предоставление информации о работнике W-2 и/или 1099 (с удержанным подоходным налогом штата Алабама) и подача формы A-3, ежегодная сверка ежемесячных/квартальных налогов, удержанных и перечисленных в ALDOR.

• Шаг 1 - Подача деклараций W-2 и/или 1099: Налогоплательщики могут вручную ввести информацию о своей зарплате и налогах или загрузить файл с информацией. Принимаются только текстовые файлы, а имя файла должно иметь расширение .txt. Формат этого файла определяется формой 10 штата Алабама. В файл должны быть включены только 1099-е с удержанным подоходным налогом штата Алабама.
  1. My Alabama Taxes позволяет подателям деклараций либо вводить информацию о заработной плате и налогах вручную, либо импортировать файл. My Alabama Taxes не ограничивается количеством ведомостей, которые можно ввести вручную.
  2. Чтобы подать декларацию через My Alabama Taxes, выберите список деклараций за декабрь, а затем нажмите на File Now для формы A3 и формы W2. На следующей странице нажмите ссылку Import Wage and Tax и выберите файл для загрузки, или нажмите Enter/Edit Wage and Tax Information, чтобы вручную ввести информацию о зарплате и налогах. Все ошибки должны быть исправлены до перехода к Шагу 2.

  Примечание: Если вы не можете завершить ввод информации и хотите сохранить ее на более позднее время, вы можете нажать кнопку Сохранить и закончить позже. Когда вы вернетесь, нажмите кнопку Завершить сейчас на левой панели.

• Шаг 2 - Заполнение формы A-3 Annual Reconciliation: После успешного ввода или загрузки информации W-2 и/или 1099 вы должны заполнить форму A-3 в режиме онлайн. Все поля формы A-3 являются обязательными и должны быть введены в форму. После ввода информации нажмите кнопку Calculate в системе Paperless Filing или OK в My Alabama Taxes. Система сравнит количество ведомостей о заработной плате сотрудников, введенных в форму A-3, с количеством поданных ведомостей W-2 и/или 1099, а сумма, указанная в блоке 2, будет сравнена с суммой удержанного подоходного налога штата в ведомостях W-2 и/или 1099. Форма A-3 не будет принята, если эти суммы не совпадают. Нажмите кнопку Отправить, чтобы получить номер подтверждения, и распечатайте страницу подтверждения для своей записи. Ваша информация не будет принята к обработке до тех пор, пока вы не получите номер подтверждения.