Освобождение от оплаты сверхурочной работы*

Руководство по отчетности и часто задаваемые вопросы

В налоговом году, начинающемся 1 января 2024 г. или позднее, оплата сверхурочной работы, получаемая работником с почасовой оплатой за часы, отработанные свыше 40 в течение недели, исключается из валового дохода и, следовательно, освобождается от подоходного налога штата Алабама. С этим освобождением связаны требования к отчетности работодателей перед ALDOR. Работодатели обязаны сообщать общую сумму выплаченных сверхурочных и общее количество сотрудников, получивших сверхурочную оплату.

Освобождение от оплаты сверхурочной работы: Использование моих налогов в Алабаме и

Существующие формы отчетности для работодателей

Работодатели должны представлять отчетность в АЛДОР двумя способами:

• Единовременный отчет, включающий совокупную сумму выплат за сверхурочную работу в течение 2023 года, а также количество работников с полной занятостью, получивших такую выплату.
• Ежемесячный/ежеквартальный отчет по тем же требованиям, начиная с 2024 налогового года, привязанный к отчетности работодателя по удержанному налогу.

Кто должен отчитываться перед ALDOR?

• Все работодатели, которые обязаны удерживать налог штата Алабама из заработной платы своих работников.

Какие сверхурочные работы считаются освобожденными от работы?

• Overtime pay received beginning on or after January 1, 2024, and before June 30, 2025.
• Overtime pay based on the act is amounts received by a full-time hourly wage paid employee as compensation for work performed in excess of 40 hours in a week, regardless of the rate paid for the hours over 40 in a week or how it is calculated

КОГДА и ЧТО я должен сообщить?

• Единовременный отчет - исторические данные о сверхурочных работах за 2023 год:
  • Срок погашения - до 31 января 2024 года.
  • Работодатели обязаны сообщать следующее:
    1. Суммарный объем сверхурочных работ, оплаченных в течение 2023 календарного года.
    2. Общее количество почасовых работников с полной занятостью, получавших оплату за сверхурочную работу в 2023 году.
• Ежемесячная/квартальная отчетность, начиная с 2024 налогового года:  
  • Отчетность по форме А-6 (ежемесячно) и форме А-1 (ежеквартально) с удержанием.
  • Работодатели обязаны сообщать следующее:
    1. Aggregate amount of overtime paid (new exempt portion) during the period (month/quarter).
    2. Общее количество работников, занятых полный рабочий день и получающих оплату за сверхурочную работу.

КАК сообщить об этом?

Вы будете отчитываться, используя формы или процессы, уже существующие в вашей учетной записи My Alabama Taxes.

• Единовременный отчет - исторические данные о сверхурочных работах за 2023 год:
  • Два варианта представления отчетности через систему My Alabama Taxes:
    • Если вы НЕ являетесь массовым филером (ваш типичный работодатель): В форме A-3 будет предоставлена ссылка, по которой вы сможете вручную ввести необходимые данные.
    • If you ARE a Bulk Filer: A one-time bulk file process separate from the current Form A-3 bulk file process will be needed. *For layout instructions, please click on the following links:
    • OTReportingBlkFilingLayoutWeb.docx (Updated: 10/16/2023)
    • OTReportingBlkFilingLayout.xls (New: 10/17/2023)
      
• Ежемесячная/квартальная отчетность, начиная с 2024 налогового года: 
  • Два варианта представления отчетности через систему My Alabama Taxes:
    • Если вы НЕ являетесь массовым филером (ваш типичный работодатель): Вы введете данные в новые поля формы A-6 и A-1 для возврата удержаний.
    • If you ARE a Bulk Filer: You will input the data utilizing the current bulk file for the A-6 and A-1 return by adding two new required text fields. *For layout instructions, please click on the following link:
    • A1A62024Web File Layout (New: 10/18/2023)
    • A1A6BlkFilingLayout2024 Excel File (New: 1/12/2024)

Будут ли корректироваться ручные бумажные формы?

• В связи с небольшим количеством бумажных форм, полученных АЛДОР вручную, бумажные формы A-3, A-6 и A-1 не будут корректироваться для данной отчетности. Мы рекомендуем всем работодателям использовать систему My Alabama Taxes и подавать декларации через нее. Информацию о регистрации учетной записи My Alabama Taxes можно получить на сайте myalabamataxes.alabama.gov.

Освобождение от оплаты сверхурочной работы: FAQ по удерживаемому налогу

Какие сверхурочные работы считаются освобожденными от работы?

• Overtime pay received beginning on or after January 1, 2024, and before June 30, 2025.
• Overtime pay based on the act is amounts received by a full-time hourly wage paid employee as compensation for work performed in excess of 40 hours in a week, regardless of the rate paid for the hours over 40 in a week or how it is calculated.

Для целей удержания налога при расчете превышения порога в 40 часов в неделю используется только заработная плата, подлежащая удержанию в штате Алабама. Это относится как к работникам, являющимся резидентами Алабамы, так и к работникам-нерезидентам.

Вопросы

• Если работник (резидент) штата Алабама работает в нескольких штатах, где требуется удержание, и его заработная плата превышает 40 часов, будет ли применяться освобождение?

Для целей удержания налога с резидентов штата Алабама заработная плата, полученная в других штатах и облагаемая налогом у источника в этом штате, не облагается налогом у источника в штате Алабама. Поскольку такая заработная плата не подлежит удержанию в Алабаме, а работодатель не собирает и не перечисляет налог у источника в Алабаме с этой заработной платы, она не используется при расчете порога в 40 часов для целей удержания в Алабаме.

• Если нерезидент получает заработную плату, находясь в штате Алабама, будет ли применяться освобождение от сверхурочной работы, даже если общее количество часов в штате Алабама составляет менее 40?

Для целей удержания налога для нерезидентов при определении размера удержанного налога используется только заработная плата, подлежащая удержанию в штате Алабама, свыше 40 часов.

• If an employer considers hourly employees full time at less than 40 hours per week (for example 35), at what point would wages above this threshold be exempt from taxation?

Exempt overtime wages would begin once the employee exceeds more than 40 hours of work in that week. Regardless of the rate of pay the employee will be paid after 35 hours, the wages earned between 35 and 40 hours is considered taxable income to the employee. For reporting purposes, only the exempt wages above 40 hours should be included in overtime reporting.  

• If an employee is paid overtime for working more than 8 hours in one day, would these overtime wages be exempt if the employee does not exceed a 40 hour work week?

No, only the wages that exceed 40 hours in the work week will qualify as exempt and be used for exempt overtime reporting purposes.

• Does paid time off count toward the 40 hour work week?

No, paid time off does not count toward overtime. Under the Fair Labor Standards Act (FLSA), sick time, vacation time, or anytime an employee is not physically working does not count as time worked. In determining if an employee has worked more than 40 hours, only hours physically worked by the employee will qualify as hours worked toward the 40 hour threshold. Paid time off hours will need to be removed in determining the total hours worked for the week.

• Will an hourly part time or seasonal employee qualify for exempt overtime wages if they occasionally work over 40 hours in the week? 

Yes, wages earned above 40 hours for the week will qualify for exemption and reporting purposes if earned by an hourly part time or seasonal employee.

• Will the overtime earned by full-time salaried nonexempt employees such as law enforcement or emergency responders qualify for exemption? Or employees who work  schedules other than an hourly work week, such as 7-on and 7-off?

No, only full time hourly employees will qualify. Hybrid plans where an employee is salaried nonexempt but can also earn overtime will not qualify for the overtime exemption.  If an employee is paid by the hour and works more than 40 hours in one week, any compensation received for the hours worked in excess of 40 hours is exempt. Whether the employer considers the hours to be “overtime” hours is not relevant for determining the exemption. The statute also does not provide any adjustment for a work schedule that exceeds one week in duration; therefore, multiple weeks cannot be averaged to determine what wages are exempt. The statute is clear in that it applies to full time hourly employees.

• Is the amount of differential pay or the amount of overtime paid above regular pay the only amount exempt or is it the full amount earned above 40 hours by a full time hourly employee?

The full amount paid above 40 hours will qualify for exemption and reporting purposes if paid to a full time hourly employee. The amount of the pay is not a determining factor for the exemption whether time and a half, double time, or other method of payment if by the hour.

• Will an amount of overtime earned on or before June 29, 2025, but paid after this date qualify for exemption?

No, amount must be received/paid prior to June 30, 2025, to qualify for the exemption and reporting purposes.

• Will earnings other than full time hourly wages qualify for exemption such as those that are paid by the mile or other schedules where the hours are averaged for a period such as biweekly, semi-monthly or monthly?

No, a mileage basis compensation is not covered under this legislation. Only wages earned by full time hourly employees will qualify for exemption and reporting  purposes. Additionally, commissions and bonuses paid in addition to an hourly wage are not exempt.

• For reporting purposes, if an employee receives exempt overtime wages multiple times within a reporting period, (ex: paid weekly and receives overtime 4 times within the monthly reporting period) is the employee reported once for the period or multiple times?

The employee is only reported once for each reporting period regardless of the frequency of overtime paid to them. There is a distinct employee count for each reporting period. Each employee who receives overtime for the reporting period is included only once in the report.

Последовательность вычетов и исключений

Для расчета налога, удерживаемого в штате Алабама, вычитайте доналоговые вычеты, как вы делаете это в настоящее время, затем исключите сверхурочную заработную плату, в результате чего останется валовая налогооблагаемая сумма, облагаемая налогом, удерживаемым в штате Алабама.

Computation of withholding tax when an employee has exempt overtime wages. The amounts used in this example are for informational purposes only and do not reflect actual amounts.
Total Gross Alabama wages for the current payroll period.		$ 5,600
Less: Pre-tax deductions (401k, 125 Cafeteria Plan, etc. computed on Gross Alabama Wages).		$   -873
Less: Exempt overtime wages.		$   -750
Wage amount to be used in Step 1 of the Formula for Computing Alabama Withholding Tax. Please see the Withholding Tax Tables and Instructions for Employers for additional information.		$ 3,977

Отчетность по форме W-2 в графе 14

АЛДОР предлагает указывать в графе 14 формы W-2 сведения об оплате сверхурочной работы, освобожденной от уплаты налогов, используя в качестве индикатора "EX OT WAGES": например, EX OT WAGES - $15 250

If space becomes an issue in Box 14, this may be abbreviated (e.g., EX OT $15,250), or the text may be wrapped.

Note – Box 14 reporting of Alabama exempt overtime begin with the 2024 tax year, do not enter the historical 2023 overtime should not be reported on the 2023 W2.

Amending Exempt Overtime Reported

• Can I update the 2023 overtime exemption data on the A3 after the bulk file is done? If so, how would they do that? 

Yes, an employer can update the overtime exemption data through the following options (only after the A-3 and W-2’s have been filed for 2023):

• Send a My Alabama Taxes message through the employer’s My Alabama Taxes account to request the overtime exemption data be updated.
• Send an email to withholdingtax@revenue.alabama.gov to request the overtime exemption data be updated.

• My A3 information was bulk filed for me, however my company’s 2023 historical OT exemption data was not. How do I update and report my company’s 2023 historical OT exemption data?

Log into your My Alabama Taxes account, and send a message with the 2023 historical OT exemption data. An ALDOR agent will assist in updating the data. You may also email withholdingtax@revenue.alabama.gov with your withholding tax account number and the 2023 historical OT exemption data.

• I logged into My Alabama Taxes and filed my A1 or A6. However, I input the wrong numbers for the overtime exemption data. How do I correct it?

Log into your My Alabama Taxes account, and send a message with the corrected OT exemption data. An ALDOR agent will assist in amending and updating the data. You may also email withholdingtax@revenue.alabama.gov with your withholding tax account number and the corrected OT exemption data.

• The bulk file submitted for my A1 or A6 had the wrong numbers for the overtime exemption data. How do I correct it? 

Log into your My Alabama Taxes account, and send a message with the corrected OT exemption data. An ALDOR agent will assist in amending and updating the data. You may also email withholdingtax@revenue.alabama.gov with your withholding tax account number and the corrected OT exemption data.

• Will I be assessed a penalty if I don’t file the 2023 historical overtime exemption data?

There is no specific penalty associated with the overtime exemption data reporting. However, normal penalties apply to the filing requirements of the A3, A1, and A6 returns which house the overtime exemption data fields.

Компания АЛДОР стремится предоставить работодателям и предприятиям руководство и информацию, связанную с освобождением от оплаты сверхурочной работы. Если у вас возникли дополнительные вопросы, связанные с удержанием и представлением отчетности об освобождении от оплаты сверхурочных, пожалуйста, пишите по адресу withholdingtax@revenue.alabama.gov.

* Закон2023-421 был подписан 8 июня 2023 года.