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Befreiung von Überstunden

  • Befreiung von Überstunden

Befreiung von Überstundenzuschlägen*

Anleitung zur Berichterstattung und FAQs

Für das Steuerjahr, das am oder nach dem 1. Januar 2024 beginnt, sind Überstundenvergütungen, die ein Arbeitnehmer mit einem Vollzeit-Stundenlohn für mehr als 40 Wochenstunden erhält, vom Bruttoeinkommen ausgenommen und daher von der Einkommensteuer des Bundesstaates Alabama befreit. Mit dieser Befreiung sind Meldepflichten des Arbeitgebers an ALDOR verbunden. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, den Gesamtbetrag der gezahlten Überstunden und die Gesamtzahl der Arbeitnehmer, die Überstundenvergütungen erhalten haben, zu melden.

Befreiung von Überstundenzuschlägen: Nutzung von My Alabama Taxes und

Vorhandene Formulare für Arbeitgeber zur Meldung

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ALDOR auf zwei Arten Bericht zu erstatten:

  • Ein einmaliger Bericht, der den Gesamtbetrag der im Jahr 2023 gezahlten Überstunden sowie die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten, die diese Vergütung erhalten haben, enthält.
  • Eine monatliche/quartalsweise Meldung derselben Daten, die ab dem Steuerjahr 2024 an die Meldung der Quellensteuer durch den Arbeitgeber gebunden ist.

WER muss sich bei ALDOR melden?

  • Alle Arbeitgeber, die verpflichtet sind, die Alabama-Steuer von den Löhnen ihrer Arbeitnehmer einzubehalten.

WELCHE Überstunden gelten als befreit?

  • Overtime pay received beginning on or after January 1, 2024, and before June 30, 2025.
  • Overtime pay based on the act is amounts received by a full-time hourly wage paid employee as compensation for work performed in excess of 40 hours in a week, regardless of the rate paid for the hours over 40 in a week or how it is calculated

WANN und WAS muss ich melden?

  • Einmaliger Bericht - Historische Daten zu Überstunden 2023:
    • Fällig bis zum 31. Januar 2024.
    • Die Arbeitgeber sind verpflichtet, Folgendes zu melden:
      1. Gesamtbetrag der im Kalenderjahr 2023 geleisteten Überstunden.
      2. Gesamtzahl der Vollzeitbeschäftigten, die im Jahr 2023 Überstundenzuschläge erhalten haben.
  • Monatliche/Quartalsweise Berichterstattung ab dem Steuerjahr 2024:  
    • Wird mit den Formularen A-6 (monatlich) und A-1 (vierteljährlich) für die Quellensteuererklärung gemeldet.
    • Die Arbeitgeber sind verpflichtet, Folgendes zu melden:
      1. Aggregate amount of overtime paid (new exempt portion) during the period (month/quarter).
      2. Gesamtzahl der Vollzeitbeschäftigten, die Überstundenzuschläge erhalten haben.

WIE melde ich mich?

Sie melden sich mit Hilfe von Formularen oder Verfahren, die bereits in Ihrem My Alabama Taxes-Konto vorhanden sind.

  • Einmaliger Bericht - Historische Daten zu Überstunden 2023:
    • Zwei Optionen für die Meldung über My Alabama Taxes:
      • Wenn Sie KEIN Bulk Filer sind (Ihr typischer Arbeitgeber): Im Formular A-3 wird ein Link angegeben, über den Sie die erforderlichen Daten manuell eingeben können.
  • Monatliche/Quartalsweise Berichterstattung ab dem Steuerjahr 2024: 
    • Zwei Optionen für die Meldung über My Alabama Taxes:
      • Wenn Sie KEIN "Bulk Filer" sind (Ihr typischer Arbeitgeber): Sie geben die Daten in die neuen Felder auf den Formularen A-6 und A-1 der Quellensteuererklärung ein.
      • If you ARE a Bulk Filer: You will input the data utilizing the current bulk file for the A-6 and A-1 return by adding two new required text fields. *For layout instructions, please click on the following link:
      • A1A62024Web File Layout (New: 10/18/2023)
      • A1A6BlkFilingLayout2024 Excel File (New: 1/12/2024)

Werden die manuellen Papierformulare angepasst?

  • Aufgrund der geringen Anzahl an manuellen Papierformularen, die bei ALDOR eingehen, werden die Papierformulare A-3, A-6 und A-1 für diese Meldung nicht angepasst. Wir ermutigen alle Arbeitgeber, My Alabama Taxes zu nutzen und dort ihre Meldungen abzugeben. Informationen zur Registrierung für ein My Alabama Taxes-Konto finden Sie unter myalabamataxes.alabama.gov.

Befreiung von Überstundenzuschlägen: Quellensteuer FAQ

Welche Überstunden gelten als befreit?

  • Overtime pay received beginning on or after January 1, 2024, and before June 30, 2025.
  • Overtime pay based on the act is amounts received by a full-time hourly wage paid employee as compensation for work performed in excess of 40 hours in a week, regardless of the rate paid for the hours over 40 in a week or how it is calculated.

Für Quellensteuerzwecke werden bei der Berechnung, wann die wöchentliche 40-Stunden-Grenze überschritten ist, nur Löhne herangezogen, die der Quellensteuer in Alabama unterliegen. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer, die in Alabama ansässig sind, als auch für Arbeitnehmer, die nicht in Alabama ansässig sind.

Fragen

  • Gilt die Ausnahmeregelung, wenn ein in Alabama ansässiger Arbeitnehmer in mehreren Staaten arbeitet, in denen eine Quellensteuerpflicht besteht, und der Lohn des Arbeitnehmers mehr als 40 Stunden beträgt?

Für Quellensteuerzwecke einer in Alabama ansässigen Person unterliegen die in anderen Staaten verdienten Löhne, die der Quellensteuer dieses anderen Staates unterliegen, nicht der Quellensteuer von Alabama. Da die Löhne nicht der Quellensteuer in Alabama unterliegen und der Arbeitgeber für diese Löhne keine Quellensteuer in Alabama erhebt und abführt, werden sie bei der Berechnung der 40-Stunden-Schwelle für Quellensteuerzwecke in Alabama nicht berücksichtigt.

  • Wenn ein Gebietsfremder in Alabama ein Gehalt bezieht, gilt dann die Überstundenbefreiung, auch wenn die Gesamtstundenzahl in Alabama weniger als 40 beträgt?

Für Quellensteuerzwecke werden bei der Ermittlung der Quellensteuer für Gebietsfremde nur Löhne herangezogen, die der Alabama-Quellensteuer unterliegen und mehr als 40 Stunden betragen.

  • If an employer considers hourly employees full time at less than 40 hours per week (for example 35), at what point would wages above this threshold be exempt from taxation?

Exempt overtime wages would begin once the employee exceeds more than 40 hours of work in that week. Regardless of the rate of pay the employee will be paid after 35 hours, the wages earned between 35 and 40 hours is considered taxable income to the employee. For reporting purposes, only the exempt wages above 40 hours should be included in overtime reporting.  

  • If an employee is paid overtime for working more than 8 hours in one day, would these overtime wages be exempt if the employee does not exceed a 40 hour work week?

No, only the wages that exceed 40 hours in the work week will qualify as exempt and be used for exempt overtime reporting purposes.

  • Does paid time off count toward the 40 hour work week?

No, paid time off does not count toward overtime. Under the Fair Labor Standards Act (FLSA), sick time, vacation time, or anytime an employee is not physically working does not count as time worked. In determining if an employee has worked more than 40 hours, only hours physically worked by the employee will qualify as hours worked toward the 40 hour threshold. Paid time off hours will need to be removed in determining the total hours worked for the week.

  • Will an hourly part time or seasonal employee qualify for exempt overtime wages if they occasionally work over 40 hours in the week? 

Yes, wages earned above 40 hours for the week will qualify for exemption and reporting purposes if earned by an hourly part time or seasonal employee.

  • Will the overtime earned by full-time salaried nonexempt employees such as law enforcement or emergency responders qualify for exemption? Or employees who work  schedules other than an hourly work week, such as 7-on and 7-off?

No, only full time hourly employees will qualify. Hybrid plans where an employee is salaried nonexempt but can also earn overtime will not qualify for the overtime exemption.  If an employee is paid by the hour and works more than 40 hours in one week, any compensation received for the hours worked in excess of 40 hours is exempt. Whether the employer considers the hours to be “overtime” hours is not relevant for determining the exemption. The statute also does not provide any adjustment for a work schedule that exceeds one week in duration; therefore, multiple weeks cannot be averaged to determine what wages are exempt. The statute is clear in that it applies to full time hourly employees.

  • Is the amount of differential pay or the amount of overtime paid above regular pay the only amount exempt or is it the full amount earned above 40 hours by a full time hourly employee?

The full amount paid above 40 hours will qualify for exemption and reporting purposes if paid to a full time hourly employee. The amount of the pay is not a determining factor for the exemption whether time and a half, double time, or other method of payment if by the hour.

  • Will an amount of overtime earned on or before June 29, 2025, but paid after this date qualify for exemption?

No, amount must be received/paid prior to June 30, 2025, to qualify for the exemption and reporting purposes.

  • Will earnings other than full time hourly wages qualify for exemption such as those that are paid by the mile or other schedules where the hours are averaged for a period such as biweekly, semi-monthly or monthly?

No, a mileage basis compensation is not covered under this legislation. Only wages earned by full time hourly employees will qualify for exemption and reporting  purposes. Additionally, commissions and bonuses paid in addition to an hourly wage are not exempt.

  • For reporting purposes, if an employee receives exempt overtime wages multiple times within a reporting period, (ex: paid weekly and receives overtime 4 times within the monthly reporting period) is the employee reported once for the period or multiple times?

The employee is only reported once for each reporting period regardless of the frequency of overtime paid to them. There is a distinct employee count for each reporting period. Each employee who receives overtime for the reporting period is included only once in the report.

Abfolge der Abzüge und Ausschlüsse

Um die Quellensteuer in Alabama zu berechnen, ziehen Sie wie bisher die Vorsteuerabzüge ab und lassen dann den Überstundenlohn unberücksichtigt, so dass der steuerpflichtige Bruttobetrag übrig bleibt, der der Quellensteuer in Alabama unterliegt.

Computation of withholding tax when an employee has exempt overtime wages. The amounts used in this example are for informational purposes only and do not reflect actual amounts.
Total Gross Alabama wages for the current payroll period. $ 5,600
Less: Pre-tax deductions (401k, 125 Cafeteria Plan, etc. computed on Gross Alabama Wages). $   -873
Less: Exempt overtime wages. $   -750
Wage amount to be used in Step 1 of the Formula for Computing Alabama Withholding Tax. Please see the Withholding Tax Tables and Instructions for Employers for additional information. $ 3,977

Formular W-2 Meldung in Feld 14

ALDOR schlägt vor, dass steuerbefreite Überstundenlöhne in Feld 14 des Arbeitnehmerformulars W-2 unter Verwendung von "EX OT WAGES" als Indikator angegeben werden: z.B. EX OT WAGES- $15,250

If space becomes an issue in Box 14, this may be abbreviated (e.g., EX OT $15,250), or the text may be wrapped.

Note – Box 14 reporting of Alabama exempt overtime begin with the 2024 tax year, do not enter the historical 2023 overtime should not be reported on the 2023 W2.

Amending Exempt Overtime Reported

  • Can I update the 2023 overtime exemption data on the A3 after the bulk file is done? If so, how would they do that? 

Yes, an employer can update the overtime exemption data through the following options (only after the A-3 and W-2’s have been filed for 2023):

  • Send a My Alabama Taxes message through the employer’s My Alabama Taxes account to request the overtime exemption data be updated.
  • Send an email to withholdingtax@revenue.alabama.gov to request the overtime exemption data be updated.
  • My A3 information was bulk filed for me, however my company’s 2023 historical OT exemption data was not. How do I update and report my company’s 2023 historical OT exemption data?

Log into your My Alabama Taxes account, and send a message with the 2023 historical OT exemption data. An ALDOR agent will assist in updating the data. You may also email withholdingtax@revenue.alabama.gov with your withholding tax account number and the 2023 historical OT exemption data.

  • I logged into My Alabama Taxes and filed my A1 or A6. However, I input the wrong numbers for the overtime exemption data. How do I correct it?

Log into your My Alabama Taxes account, and send a message with the corrected OT exemption data. An ALDOR agent will assist in amending and updating the data. You may also email withholdingtax@revenue.alabama.gov with your withholding tax account number and the corrected OT exemption data.

  • The bulk file submitted for my A1 or A6 had the wrong numbers for the overtime exemption data. How do I correct it? 

Log into your My Alabama Taxes account, and send a message with the corrected OT exemption data. An ALDOR agent will assist in amending and updating the data. You may also email withholdingtax@revenue.alabama.gov with your withholding tax account number and the corrected OT exemption data.

  • Will I be assessed a penalty if I don’t file the 2023 historical overtime exemption data?

There is no specific penalty associated with the overtime exemption data reporting. However, normal penalties apply to the filing requirements of the A3, A1, and A6 returns which house the overtime exemption data fields.

ALDOR ist bestrebt, Arbeitgebern und Unternehmen Orientierungshilfen und Informationen im Zusammenhang mit der Befreiung von Überstundenvergütungen zu geben. Wenn Sie weitere Fragen zur Einbehaltung und Meldung von befreiten Überstundenvergütungen haben, senden Sie bitte eine E-Mail an withholdingtax@revenue.alabama.gov.

*Das Gesetz2023-421 wurde am 8. Juni 2023 unterzeichnet.