Befreiung von Überstundenzuschlägen*

Anleitung zur Berichterstattung und FAQs

Für das Steuerjahr, das am oder nach dem 1. Januar 2024 beginnt, sind Überstundenvergütungen, die ein Arbeitnehmer mit einem Vollzeit-Stundenlohn für mehr als 40 Wochenstunden erhält, vom Bruttoeinkommen ausgenommen und daher von der Einkommensteuer des Bundesstaates Alabama befreit. Mit dieser Befreiung sind Meldepflichten des Arbeitgebers an ALDOR verbunden. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, den Gesamtbetrag der gezahlten Überstunden und die Gesamtzahl der Arbeitnehmer, die Überstundenvergütungen erhalten haben, zu melden.

Befreiung von Überstundenzuschlägen: Nutzung von My Alabama Taxes und

Vorhandene Formulare für Arbeitgeber zur Meldung

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ALDOR auf zwei Arten Bericht zu erstatten:

• Ein einmaliger Bericht, der den Gesamtbetrag der im Jahr 2023 gezahlten Überstunden sowie die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten, die diese Vergütung erhalten haben, enthält.
• Eine monatliche/quartalsweise Meldung derselben Daten, die ab dem Steuerjahr 2024 an die Meldung der Quellensteuer durch den Arbeitgeber gebunden ist.

WER muss sich bei ALDOR melden?

• Alle Arbeitgeber, die verpflichtet sind, die Alabama-Steuer von den Löhnen ihrer Arbeitnehmer einzubehalten.

WELCHE Überstunden gelten als befreit?

• Überstundenzuschläge, die ab dem 1. Januar 2024 und vor dem 30. Juni 2025 gezahlt werden.
• Als Überstundenvergütung im Sinne des Gesetzes gelten Beträge, die ein Vollzeitbeschäftigter mit Stundenlohn als Ausgleich für die über 40 Stunden pro Woche hinaus geleistete Arbeit erhält, unabhängig davon, welcher Satz für die über 40 Stunden pro Woche gezahlt wird oder wie er berechnet wird

WANN und WAS muss ich melden?

• Einmaliger Bericht - Historische Daten zu Überstunden 2023:
  • Fällig bis zum 31. Januar 2024.
  • Die Arbeitgeber sind verpflichtet, Folgendes zu melden:
    1. Gesamtbetrag der im Kalenderjahr 2023 geleisteten Überstunden.
    2. Gesamtzahl der Vollzeitbeschäftigten, die im Jahr 2023 Überstundenzuschläge erhalten haben.
• Monatliche/Quartalsweise Berichterstattung ab dem Steuerjahr 2024:  
  • Wird mit den Formularen A-6 (monatlich) und A-1 (vierteljährlich) für die Quellensteuererklärung gemeldet.
  • Die Arbeitgeber sind verpflichtet, Folgendes zu melden:
    1. Gesamtbetrag der während des Zeitraums (Monat/Quartal) geleisteten Überstunden (neuer steuerfreier Anteil).
    2. Gesamtzahl der Vollzeitbeschäftigten, die Überstundenzuschläge erhalten haben.

WIE melde ich mich?

Sie melden sich mit Hilfe von Formularen oder Verfahren, die bereits in Ihrem My Alabama Taxes-Konto vorhanden sind.

• Einmaliger Bericht - Historische Daten zu Überstunden 2023:
  • Zwei Optionen für die Meldung über My Alabama Taxes:
    • Wenn Sie KEIN Bulk Filer sind (Ihr typischer Arbeitgeber): Im Formular A-3 wird ein Link angegeben, über den Sie die erforderlichen Daten manuell eingeben können.
    • Wenn Sie ein Bulk Filer sind: Es ist ein einmaliger Masseneinreichungsprozess erforderlich, der von dem derzeitigen Masseneinreichungsprozess für das Formular A-3 getrennt ist. *Für Layout-Anweisungen klicken Sie bitte auf die folgenden Links:
    • OTReportingBlkFilingLayoutWeb.docx (Aktualisiert: 16.10.2023)
    • OTReportingBlkFilingLayout.xls (Neu: 17.10.2023)
      
• Monatliche/Quartalsweise Berichterstattung ab dem Steuerjahr 2024: 
  • Zwei Optionen für die Meldung über My Alabama Taxes:
    • Wenn Sie KEIN "Bulk Filer" sind (Ihr typischer Arbeitgeber): Sie geben die Daten in die neuen Felder auf den Formularen A-6 und A-1 der Quellensteuererklärung ein.
    • Wenn Sie ein Bulk Filer sind: Sie geben die Daten unter Verwendung der aktuellen Massendatei für die A-6- und A-1-Erklärung ein, indem Sie zwei neue erforderliche Textfelder hinzufügen. *Für Layout-Anweisungen klicken Sie bitte auf den folgenden Link:
    • A1A62024Web File Layout (Neu: 18.10.2023)
    • A1A6BlkFilingLayout2024 Excel-Datei (Neu: 1/12/2024)

Werden die manuellen Papierformulare angepasst?

• Aufgrund der geringen Anzahl an manuellen Papierformularen, die bei ALDOR eingehen, werden die Papierformulare A-3, A-6 und A-1 für diese Meldung nicht angepasst. Wir ermutigen alle Arbeitgeber, My Alabama Taxes zu nutzen und dort ihre Meldungen abzugeben. Informationen zur Registrierung für ein My Alabama Taxes-Konto finden Sie unter myalabamataxes.alabama.gov.

Befreiung von Überstundenzuschlägen: Quellensteuer FAQ

Welche Überstunden gelten als befreit?

• Überstundenzuschläge, die ab dem 1. Januar 2024 und vor dem 30. Juni 2025 gezahlt werden.
• Als Überstundenvergütung im Sinne des Gesetzes gelten Beträge, die ein Vollzeitbeschäftigter im Stundenlohn als Ausgleich für die über 40 Stunden pro Woche hinaus geleistete Arbeit erhält, unabhängig davon, welcher Satz für die über 40 Stunden pro Woche gezahlt wird oder wie er berechnet wird.

Für Quellensteuerzwecke werden bei der Berechnung, wann die wöchentliche 40-Stunden-Grenze überschritten ist, nur Löhne herangezogen, die der Quellensteuer in Alabama unterliegen. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer, die in Alabama ansässig sind, als auch für Arbeitnehmer, die nicht in Alabama ansässig sind.

Fragen

• Gilt die Ausnahmeregelung, wenn ein in Alabama ansässiger Arbeitnehmer in mehreren Staaten arbeitet, in denen eine Quellensteuerpflicht besteht, und der Lohn des Arbeitnehmers mehr als 40 Stunden beträgt?

Für Quellensteuerzwecke einer in Alabama ansässigen Person unterliegen die in anderen Staaten verdienten Löhne, die der Quellensteuer dieses anderen Staates unterliegen, nicht der Quellensteuer von Alabama. Da die Löhne nicht der Quellensteuer in Alabama unterliegen und der Arbeitgeber für diese Löhne keine Quellensteuer in Alabama erhebt und abführt, werden sie bei der Berechnung der 40-Stunden-Schwelle für Quellensteuerzwecke in Alabama nicht berücksichtigt.

• Wenn ein Gebietsfremder in Alabama ein Gehalt bezieht, gilt dann die Überstundenbefreiung, auch wenn die Gesamtstundenzahl in Alabama weniger als 40 beträgt?

Für Quellensteuerzwecke werden bei der Ermittlung der Quellensteuer für Gebietsfremde nur Löhne herangezogen, die der Alabama-Quellensteuer unterliegen und mehr als 40 Stunden betragen.

• Wenn ein Arbeitgeber stundenweise Beschäftigte mit weniger als 40 Stunden pro Woche (z. B. 35 Stunden) als Vollzeitbeschäftigte betrachtet, ab wann sind dann Löhne, die diese Schwelle überschreiten, von der Steuer befreit?

Der steuerfreie Überstundenlohn beginnt, sobald der Arbeitnehmer mehr als 40 Stunden in der Woche arbeitet. Unabhängig vom Lohnsatz, der dem Arbeitnehmer nach 35 Stunden gezahlt wird, gilt der zwischen 35 und 40 Stunden verdiente Lohn als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers. Für Meldezwecke sollten nur die steuerfreien Löhne über 40 Stunden in die Überstundenmeldung einbezogen werden.  

• Wenn einem Arbeitnehmer Überstunden bezahlt werden, weil er an einem Tag mehr als 8 Stunden arbeitet, sind diese Überstunden dann von der Steuer befreit, wenn der Arbeitnehmer eine 40-Stunden-Woche nicht überschreitet?

Nein, nur die Löhne, die 40 Stunden in der Arbeitswoche überschreiten, gelten als befreit und werden für die Berichterstattung über befreite Überstunden herangezogen.

• Wird die bezahlte Freizeit auf die 40-Stunden-Woche angerechnet?

Nein, bezahlte Freizeit wird nicht auf Überstunden angerechnet. Nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) zählen Krankheitszeiten, Urlaubszeiten oder Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer nicht physisch arbeitet, nicht als Arbeitsstunden. Bei der Feststellung, ob ein Arbeitnehmer mehr als 40 Stunden gearbeitet hat, werden nur die vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Stunden als Arbeitsstunden für die 40-Stunden-Grenze gewertet. Bezahlte Freistellungsstunden müssen bei der Ermittlung der Gesamtarbeitsstunden für die Woche abgezogen werden.

• Hat ein Teilzeit- oder Saisonarbeiter, der gelegentlich mehr als 40 Stunden in der Woche arbeitet, Anspruch auf einen steuerfreien Überstundenlohn? 

Ja, Löhne, die mehr als 40 Stunden pro Woche verdient werden, sind von der Steuer befreit und meldepflichtig, wenn sie von einem Teilzeitbeschäftigten oder einem Saisonarbeiter auf Stundenbasis verdient werden.

• Können die Überstunden von Vollzeitbeschäftigten, die nicht befreit sind, wie z. B. Strafverfolgungsbeamte oder Rettungskräfte, befreit werden? Oder Arbeitnehmer, die andere Arbeitszeiten als eine stundenweise Arbeitswoche haben, wie z. B. 7-on und 7-off?

Nein, nur Vollzeitbeschäftigte auf Stundenbasis sind anspruchsberechtigt. Hybridpläne, bei denen ein Arbeitnehmer nicht befreit ist, aber auch Überstunden verdienen kann, fallen nicht unter die Überstundenbefreiung. Wird ein Arbeitnehmer stundenweise bezahlt und arbeitet er mehr als 40 Stunden in einer Woche, so sind alle Vergütungen, die er für die über 40 Stunden hinaus geleisteten Stunden erhält, steuerfrei. Ob der Arbeitgeber die Stunden als "Überstunden" betrachtet, ist für die Bestimmung der Freistellung nicht relevant. Das Gesetz sieht auch keinen Ausgleich für Arbeitszeiten vor, die länger als eine Woche dauern; daher können mehrere Wochen nicht gemittelt werden, um festzustellen, welche Löhne steuerfrei sind. Das Gesetz ist insofern eindeutig, als es für Vollzeitbeschäftigte auf Stundenbasis gilt.

• Ist nur der Betrag der Differenzvergütung oder der Betrag der Überstunden, die über den regulären Lohn hinaus gezahlt werden, von der Steuer befreit, oder ist es der gesamte Betrag, den ein Vollzeitbeschäftigter über 40 Stunden hinaus verdient?

Der volle Betrag, der über 40 Stunden hinaus gezahlt wird, gilt für die Befreiung und die Berichterstattung, wenn er an einen Vollzeitbeschäftigten auf Stundenbasis gezahlt wird. Die Höhe des Arbeitsentgelts ist für die Befreiung nicht ausschlaggebend, unabhängig davon, ob das Arbeitsentgelt nach der Hälfte, nach der doppelten Zeit oder nach einer anderen Zahlungsmethode, d. h. stundenweise, gezahlt wird.

• Können Überstunden, die am oder vor dem 29. Juni 2025 geleistet, aber erst nach diesem Datum bezahlt wurden, von der Steuer befreit werden?

Nein, der Betrag muss vor dem 30. Juni 2025 eingehen/gezahlt werden, um für die Befreiung und die Berichterstattung in Frage zu kommen.

• Können auch andere Verdienste als Vollzeit-Stundenlöhne von der Steuer befreit werden, z. B. solche, die nach Kilometern bezahlt werden, oder andere Zeitpläne, bei denen die Stunden über einen bestimmten Zeitraum gemittelt werden, z. B. zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich?

Nein, eine Vergütung auf Meilenbasis fällt nicht unter diese Gesetzgebung. Nur Löhne, die von Vollzeitbeschäftigten auf Stundenbasis verdient werden, kommen für die Befreiung und die Berichterstattung in Frage. Darüber hinaus sind Provisionen und Prämien, die zusätzlich zu einem Stundenlohn gezahlt werden, nicht befreit.

• Wird ein Arbeitnehmer, der innerhalb eines Berichtszeitraums mehrfach befreite Überstundenvergütungen erhält (z. B. wenn er wöchentlich bezahlt wird und innerhalb des monatlichen Berichtszeitraums viermal Überstunden erhält), zu Meldezwecken nur einmal für diesen Zeitraum oder mehrfach gemeldet?

Der Mitarbeiter wird für jeden Berichtszeitraum nur einmal gemeldet, unabhängig von der Häufigkeit der ihm geleisteten Überstunden. Für jeden Berichtszeitraum gibt es eine eigene Mitarbeiterzählung. Jeder Mitarbeiter, der für den Berichtszeitraum Überstunden erhält, wird nur einmal in den Bericht aufgenommen.

Abfolge der Abzüge und Ausschlüsse

Um die Quellensteuer in Alabama zu berechnen, ziehen Sie wie bisher die Vorsteuerabzüge ab und lassen dann den Überstundenlohn unberücksichtigt, so dass der steuerpflichtige Bruttobetrag übrig bleibt, der der Quellensteuer in Alabama unterliegt.

Berechnung der Quellensteuer, wenn ein Arbeitnehmer Überstundenlöhne erhält, die von der Steuer befreit sind. Die in diesem Beispiel verwendeten Beträge dienen nur zu Informationszwecken und entsprechen nicht den tatsächlichen Beträgen.
Summe der Bruttolöhne in Alabama für den aktuellen Abrechnungszeitraum.		$ 5,600
Abzüglich: Vorsteuerabzüge (401k, 125 Cafeteria Plan usw., berechnet auf den Bruttolohn von Alabama).		$ -873
Weniger: Befreite Überstundenvergütung.		$ -750
Lohnbetrag, der in Schritt 1 der Formel zur Berechnung der Alabama-Quellensteuer zu verwenden ist. Weitere Informationen finden Sie in den Quellensteuertabellen und Anweisungen für Arbeitgeber.		$ 3,977

Formular W-2 Meldung in Feld 14

ALDOR schlägt vor, dass steuerbefreite Überstundenlöhne in Feld 14 des Arbeitnehmerformulars W-2 unter Verwendung von "EX OT WAGES" als Indikator angegeben werden: z.B. EX OT WAGES- $15,250

Wenn der Platz in Feld 14 nicht ausreicht, kann der Text abgekürzt werden (z. B. EX OT $15.250), oder er kann umbrochen werden.

Hinweis: Die Meldung von steuerbefreiten Überstunden aus Alabama in Feld 14 beginnt mit dem Steuerjahr 2024; die historischen Überstunden aus dem Jahr 2023 sollten nicht auf dem W2 aus dem Jahr 2023 gemeldet werden.

Änderung der Meldung von befreiten Überstunden

• Kann ich die Daten für die Überstundenbefreiung 2023 auf dem A3 aktualisieren, nachdem die Massendatei fertig ist? Wenn ja, wie würde man das tun? 

Ja, ein Arbeitgeber kann die Daten zur Überstundenbefreiung durch die folgenden Optionen aktualisieren (erst nachdem die A-3 und W-2 für 2023 eingereicht wurden):

• Senden Sie eine My Alabama Taxes-Nachricht über das My Alabama Taxes-Konto des Arbeitgebers, um die Aktualisierung der Überstundenbefreiungsdaten zu beantragen.
• Senden Sie eine E-Mail an withholdingtax@revenue.alabama.gov, um die Aktualisierung der Daten zur Überstundenbefreiung zu beantragen.

• Meine A3-Informationen wurden für mich in einer Sammelmappe gespeichert, die historischen OT-Freistellungsdaten meines Unternehmens für 2023 jedoch nicht. Wie kann ich die historischen OT-Freistellungsdaten meines Unternehmens für 2023 aktualisieren und melden?

Loggen Sie sich in Ihr My Alabama Taxes-Konto ein und senden Sie eine Nachricht mit den historischen OT-Befreiungsdaten für 2023. Ein ALDOR-Mitarbeiter wird Sie bei der Aktualisierung der Daten unterstützen. Sie können auch eine E-Mail an withholdingtax@revenue.alabama.gov mit Ihrer Quellensteuer-Kontonummer und den historischen OT-Freistellungsdaten für 2023 senden.

• Ich habe mich bei My Alabama Taxes angemeldet und meine A1 oder A6 eingereicht. Allerdings habe ich bei den Angaben zur Überstundenbefreiung die falschen Zahlen eingegeben. Wie kann ich das korrigieren?

Loggen Sie sich in Ihr Konto "My Alabama Taxes" ein und senden Sie eine Nachricht mit den korrigierten OT-Freistellungsdaten. Ein ALDOR-Mitarbeiter wird Sie bei der Änderung und Aktualisierung der Daten unterstützen. Sie können auch eine E-Mail an withholdingtax@revenue.alabama.gov mit Ihrer Quellensteuerkontonummer und den korrigierten OT-Freistellungsdaten senden.

• In der für meine A1 oder A6 eingereichten Massendatei waren die Zahlen für die Überstundenbefreiung falsch angegeben. Wie kann ich das korrigieren? 

Loggen Sie sich in Ihr Konto "My Alabama Taxes" ein und senden Sie eine Nachricht mit den korrigierten OT-Freistellungsdaten. Ein ALDOR-Mitarbeiter wird Sie bei der Änderung und Aktualisierung der Daten unterstützen. Sie können auch eine E-Mail an withholdingtax@revenue.alabama.gov mit Ihrer Quellensteuerkontonummer und den korrigierten OT-Freistellungsdaten senden.

• Wird mir eine Strafe auferlegt, wenn ich die historischen Daten zur Überstundenbefreiung für 2023 nicht einreiche?

Im Zusammenhang mit der Meldung von Daten zur Überstundenbefreiung sind keine spezifischen Strafen vorgesehen. Es gelten jedoch die üblichen Strafen für die Einreichung der A3-, A1- und A6-Meldungen, die die Datenfelder zur Überstundenbefreiung enthalten.

ALDOR ist bestrebt, Arbeitgebern und Unternehmen Orientierungshilfen und Informationen im Zusammenhang mit der Befreiung von Überstundenvergütungen zu geben. Wenn Sie weitere Fragen zur Einbehaltung und Meldung von befreiten Überstundenvergütungen haben, senden Sie bitte eine E-Mail an withholdingtax@revenue.alabama.gov.

*Das Gesetz2023-421 wurde am 8. Juni 2023 unterzeichnet.