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Elektronische Einreichung der Quellensteuer und jährlicher Abgleich der einbehaltenen Einkommensteuer in Alabama

  • Elektronische Einreichung der Quellensteuer und jährlicher Abgleich der einbehaltenen Einkommensteuer in Alabama

Anweisungen: Elektronische Einreichung des Formulars A-3, der Formulare W-2 und/oder 1099

Die elektronische Einreichung von Lohn- und Steuererklärungen ist erforderlich, wenn Sie 25 oder mehr Formulare W-2 (und/oder Formulare 1099, wenn die Einkommenssteuer in Alabama einbehalten wurde) einreichen oder wenn Sie während des Jahres elektronisch eingereicht und bezahlt haben. Der Stichtag für die Einreichung von Lohn- und Steuerinformationen ist der 31. Januar.

Um W-2-Informationen bei der elektronischen Einreichung des Formulars A-3 (Annual Reconciliation of Alabama Income Tax Withheld) hochzuladen, muss die Datei das von der Social Security Administration EFW2, ehemals MMREF, und Alabama Form 10 (Specifications for Filing W2 Forms Electronically) vorgegebene Format haben.

Viele Lohnsoftwarepakete enthalten eine Funktion zum Exportieren der W-2-Informationen. Wenn Ihre Gehaltsabrechnungssoftware eine Datei im EFW2-Format erstellt, das durch das Alabama-Formular 10 geändert wurde, kann sie zum Hochladen Ihrer W-2-Informationen verwendet werden. My Alabama Taxes akzeptiert die vollständige EFW2-Datei, sofern sie nur Alabama-Informationen enthält. ALDOR benötigt nur den RS-Datensatz, da der RS-Datensatz die W-2-Informationen des Bundesstaates für jeden Arbeitnehmer enthält. Das System liest jeden Datensatz, verarbeitet aber nur die RS-Datensätze beim Laden der Datei.

Formatierungsfehler prüfen

Überprüfen Sie Formatierungsfehler mit diesem Excel-Tabellenprogramm, das jeden RS-Datensatz liest und auf Fehler überprüft. Mehr erfahren

Erstellen einer W-2-Datei

Wenn Sie keine Software haben, mit der Sie eine akzeptable Alabama W-2-Datei erstellen können, steht Ihnen ein Programm zur Verfügung, mit dem Sie eine W2REPORT.txt-Datei erstellen können, die Sie hochladen können. Mehr erfahren

AL-Export-Dienstprogramm

Verwenden Sie AL Export Utility, um Zeilenumbrüche und Zeilenvorschübe zu entfernen, um RS-Datensätze aus einer EFW2-Datei zu extrahieren oder um Datensätze anderer Staaten aus Ihrer Datei zu entfernen.

  • Zeilenumbrüche: In Formular 10 ist festgelegt, dass die Datei keine Datensatzbegrenzungszeichen wie Wagenrückläufe oder Zeilenvorschübe enthalten darf. Wenn Ihre Datei Zeilenumbrüche oder Zeilenvorschübe enthält, müssen diese aus der Datei entfernt werden. Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Wagenrückläufe oder Zeilenvorschübe entfernen.
  • EFW2-Datensätze: Die vollständigen EFW2-Dateien können sehr umfangreich sein und ihre Verarbeitung kann länger dauern, da das System jeden Datensatz lesen muss, um festzustellen, ob er geladen werden kann. Das AL Export Utility exportiert die Alabama RS (State Code 01 oder AL) Datensätze aus Ihrer Datei und erstellt eine ALW2REPORT.txt Datei. Wenn Sie dieses Dienstprogramm für eine Datei verwenden, die RE, RA, RW und RT enthält, wird die Dateigröße erheblich reduziert und die Verarbeitungszeit verkürzt.
  • Datensätze anderer Staaten: Die Datei darf nur RS-Datensätze aus Alabama enthalten (Staatscode 01 oder AL). Wenn Ihre Datei RS-Datensätze aus anderen Bundesstaaten enthält, erhalten Sie einen Fehler, wenn das System die Gesamtzahl der RS-Datensätze der hochgeladenen Datei mit der Gesamtzahl der im Formular A-3 gemeldeten Arbeitnehmer vergleicht. Verwenden Sie das AL Export Utility, um eine Datei zu erstellen, die nur RS-Datensätze aus Alabama enthält.

Anweisungen

Das AL Export Utility ist in Word und Excel verfügbar. Diese Dateien verwenden VBA-Makros, um jeden Datensatz zu lesen und alle Alabama RS-Datensätze in eine neue ALW2REPORT.txt-Datei zu exportieren.

  1. Laden Sie das AL-Exportdienstprogramm herunter (Aktualisiert am 30. Januar 2018).
  2. Wählen Sie Öffnen
  3. Aktivieren Sie Makros:
    • Um Makros zu aktivieren, suchen Sie das gelbe Banner "Sicherheitswarnung: Makros wurden deaktiviert". Wählen Sie die Schaltfläche "Inhalt aktivieren".
    • Um Makros in Excel 2007 zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und dann auf Excel-Optionen. Klicken Sie auf Vertrauensstellungscenter, klicken Sie auf Vertrauensstellungscenter-Einstellungen und dann auf Makroeinstellungen. Wählen Sie Alle Makros aktivieren.
    • Wenn Sie eine ältere Version von Excel verwenden, wird eine Sicherheitswarnung angezeigt. Wählen Sie Makros aktivieren. Wenn die Sicherheitswarnung nicht angezeigt wird, müssen Sie die folgenden Anweisungen befolgen, um die Sicherheitseinstellungen in Excel oder Word zu ändern:
      • Wählen Sie im Menü Extras>Makro>Sicherheit;
      • Wählen Sie die Registerkarte Sicherheitsstufe, wählen Sie dann die Option Mittel und klicken Sie auf OK;
      • Nachdem Sie diese Einstellung geändert haben, öffnen Sie die Datei erneut und wählen Sie Makros aktivieren.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alabama RS Datensätze in ALW2Report.txt exportieren. Wählen Sie den Speicherort für Ihre EXPORTED ALW2REPORT.txt-Datei aus oder geben Sie ihn ein. Sie können das Dropdown-Feld verwenden, um das Verzeichnis Ihrer Datei auszuwählen:
    • A:\
    • C:\
    • C:\Dokumente und Einstellungen\......\Meine Dokumente\
    • C:\W2report\
  5. Ein Menüfeld wird angezeigt. Wählen Sie die zu exportierende W2-Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Hinweis: Sie können nur eine Datei auswählen. Das AL-Exportprogramm liest jeden Datensatz und schreibt nur die RS-Datensätze aus Alabama (RS-Datensätze, die entweder den Bundesstaatencode AL oder 01 haben) in eine neue Datei mit dem Namen ALW2REPORT.txt. Wenn die Datei erstellt wird, erhalten Sie eine Meldung, in der Ihnen der Speicherort Ihrer Datei mitgeteilt wird. Die Originaldatei wird nicht verändert.
  6. Verwenden Sie die neue Datei ALW2REPORT.txt zum Hochladen auf My Alabama Taxes

Einreichungsprozess: Einreichung des Formulars A-3 und der Formulare W-2 und/oder 1099

Die Einreichung des Formulars A-3, Annual Reconciliation of Alabama Income Tax Withheld, ist ein zweistufiger Prozess: Einreichung der W-2-Informationen und/oder 1099s (mit einbehaltener Alabama-Einkommenssteuer) des Arbeitnehmers und Einreichung des Formulars A-3, des jährlichen Abgleichs der monatlich/vierteljährlich einbehaltenen und an ALDOR abgeführten Steuern.

  • Schritt 1 - Einreichung von W-2- und/oder 1099-Erklärungen: Die Steuerzahler können ihre Lohn- und Steuerinformationen manuell eingeben oder eine Datei mit ihren Informationen hochladen. Es sind nur Textdateien zulässig, und der Dateiname muss die Erweiterung .txt haben. Das Format dieser Datei wird durch das Alabama-Formular 10 vorgegeben. Nur 1099's mit einbehaltener Alabama Einkommenssteuer sollten in der Datei enthalten sein.
    1. My Alabama Taxes ermöglicht es den Steuerpflichtigen, Lohn- und Steuerinformationen entweder manuell einzugeben oder eine Datei zu importieren. My Alabama Taxes ist nicht auf die Anzahl der Auszüge beschränkt, die manuell eingegeben werden können.
    2. Um die Steuererklärung über My Alabama Taxes einzureichen, wählen Sie die Steuererklärungsliste für Dezember aus und klicken dann auf File Now for Form A3 and Forms W2. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf den Link Lohn- und Steuerinformationen importieren und wählen Sie die hochzuladende Datei aus, oder klicken Sie auf Lohn- und Steuerinformationen eingeben/bearbeiten, um die Lohn- und Steuerinformationen manuell einzugeben. Alle Fehler müssen korrigiert werden, bevor Sie mit Schritt 2 fortfahren.

    Hinweis: Wenn Sie die Eingabe Ihrer Informationen nicht abschließen können und sie für einen späteren Zeitpunkt speichern möchten, können Sie auf die Schaltfläche Speichern und später fertig stellen klicken. Wenn Sie zurückkehren, klicken Sie im linken Bereich auf Jetzt fertigstellen.

  • Schritt 2 - Ausfüllen des jährlichen Abgleichs A-3: Nach erfolgreicher Eingabe oder Hochladen der W-2- und/oder 1099-Informationen müssen Sie das Formular A-3 online ausfüllen. Alle Felder auf dem Formular A-3 sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Nachdem Sie die Informationen eingegeben haben, klicken Sie im System für papierloses Einreichen auf Berechnen oder in My Alabama Taxes auf OK. Das System vergleicht die Anzahl der auf dem Formular A-3 eingegebenen Lohnabrechnungen mit der Anzahl der eingereichten W-2- und/oder 1099-Abrechnungen, und der in Feld 2 angegebene Betrag wird mit der Summe der auf den eingereichten W-2- und/oder 1099-Abrechnungen einbehaltenen staatlichen Einkommensteuer verglichen. Wenn diese Beträge nicht übereinstimmen, wird das Formular A-3 nicht akzeptiert. Klicken Sie auf Submit, um eine Bestätigungsnummer zu erhalten, und drucken Sie die Bestätigungsseite für Ihre Unterlagen aus. Ihre Angaben werden erst dann bearbeitet, wenn Sie eine Bestätigungsnummer erhalten haben.